沪工程档〔2019〕6 号
一、归档范围
各部门在工作活动中形成和利用的各种载体的文件材料，具有查考利用价值的，并已办理完毕的，均属归档范围。具体内容见附件《上海工程技术大学综合档案立卷部门归档范围及保管期限表》。
二、归档案卷的整理规范
（一）必须按照归档范围将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。
（二）按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷（贯彻某项方针政策、某项中心工作、一次会议、一个重大事件、一个案件、请示与批复、报告与批转等形成文件的内在联系）。
（三）每个案卷应有确切简明的标题，并注明保管期，每卷卷首应填写卷内文件目录，卷末应附备考表。
（四）归档的案卷必须编制移交目录（移交清册），一式二份。交接双方经过清点案卷，履行签字手续。
（五）案卷文件数量一般不超过 200 页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。
三、案卷的组合方法
立卷方法主要是根据文件构成的特点（即文件的共同点）对归档的文件进行分类立卷，一般应以“问题”为主，兼顾其他特征。
（一）按问题立卷。问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、正件与附件等放在一起归档，一般为一事一卷。
（二）按作者立卷。“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷。
（三）按时间立卷。按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。
（四）按项目立卷。科研、教学建设、产品、基建、设备项目的文件材料，可根据“成套性”原则，组成一题一卷或一题多卷。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
四、立卷时的注意事项：
（一）上年度做下年度的计划、预算等放在下年度立卷。
（二）本年度做上年度的总结、决策、报表放在上年度立卷。
（三）跨年度的会议记录，有针对年的放在针对年，无针对年的放在结束年立卷。
（四）案件的材料放在结案的一年立卷。
（五）长远规划放在针对实现的头一年立卷。
（六）两年以上报告、总结、报表放在针对年的最后一年。
（七）回顾、纪念性文件放在定稿或发表一年。
（八）法规性文件放在公布或批准生效的一年。
（九）跨年度的请示与批复、来文与复文放在批复或复文的一年。
（十）专业部门使用的专门年度所形成的文件按专门年度立卷。
如果有未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。
五、卷内文件的排列方法
（一）批复件在前，请示件在后；正件在前、附件在后；打件稿在前、签发核定稿在后；转发件在前，原件在后。
（二）由单一作者、单一问题组合起来的文件，按时间顺序排列。
（三）会议文件按文件的届次组合。
（四）案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交代材料的顺序排列。
（五）组卷时还要注意文件时间、内容的针对性。
六、组卷时还须注意事项
（一）卷内件的类目、保管期限要相同，不要把不同类目、不同保管期限的材料放在同一案卷内。
（二）组卷时必须检查每一份文件是否齐全（包括传阅单），案件是否结案，如发现缺少应查找补齐，若无法查到，应在备考表上说明原因。
（三）通报本部门的文件，本部门虽然没有写明调查材料，也要把上级通报放在本部门立卷。
（四）本部门起草，用上级名义发的文件，本部门立原稿和打印件。
（五）校内各部门向党委、学校的请示报告及相应的批复、批转的原件由报文部门立卷归档。
（六）检查每一份材料有否落款（包括部门、部门公章、起草人姓名、主管领导、定稿或发布的年、月、日等）。
七、拟写案卷标题
案卷标题是对案卷内全部文件的总概括，通过案卷标题揭示出卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索，也是编制检索工具的主要依据。案卷标题要简明扼要，确切地反映卷内文件材料的内容。案卷标题的基本结构主要包括：作者、问题和文种三部分。字数不超过 50 字（包括标点符号）。
（一）作者即卷内制发文件的部门或个人，一般写在标题的开首。作者要写出全称或通用的简称，不可用省略号。
（二）问题即卷内文件的内容。准确地揭示卷内文件内容所反映的问题，是拟写标题的关键，是标题的核心部分。属于同一个或同一类性质问题的，可以概括标出，属于几个问题的，应按照卷内问题的排列顺序，标题应反映出文件内容，但不可太长，要概括，既反映内容又点出关键词。准确的标题使人读了基本上能够判断出卷内有没有自己想要查找的材料。
（三）文种即卷内文件种类的名称。如决定、通知、报告、计划、意见、总结等。它通常反映了文件的性质和查考价值。
九、卷内文件的编号
卷内文件材料按顺序排列以后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料均应依次在非装订线一侧下角编页号。如遇漏编号，可用12(1)、12(2)表示，并且在备考表中注明。除案卷封面、卷内文件目录和备考表外，每份文件都要编成顺序号，一张纸上贴几个文件，每个文件算一页，每卷一个顺序号从 1 号开始，同一类问题的案卷也如此。
十、填写卷内目录与备考表
（一）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，用以介绍卷内文件的成分与内容。卷内目录的项目有顺序号、文号、责任者（形成该文件的部门或对该文件负有责任的署名者）、题名、日期、页号、备注；应准确、完整地填写文件题名，不要随意更改和简化题名；没有题名的应拟写题名；对无实质内容的题名要重新拟写题名；没有责任者、文件时间的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在案卷的卷首。
（二）备考表应放在案卷的卷尾，用来说明卷内文件的状况（文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等）情况，便于保管人员和利用者了解。立卷人应逐项填写备考表中各类内容，检查人（立卷部门负责人）应在认真核实后签字，专职档案员应对案卷质量进行最后审核。
十、填写案卷封面与装订
（一）案卷封面项目的填写
机关名称和内部组织机构名称，均应使用全称（印刷）；
案卷标题书写字体应稍大些，文字排列整齐、美观；
卷内文件起止日期即卷内最早一份文件和最迟一份文件；
卷内文件件数及页数用大写数字填写；
保管期限按归档范围要求填写；
编制部门按案卷内文件材料的形成部门或主要责任者填写；
归档号、全宗号、目录号、案卷号由档案馆编排填写。
（二）案卷的装订
案卷的装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失与损坏。案卷在装订之前，须去掉文件上的金属物（大头针、回形针等）以防年久锈蚀文件。残破文件应当修补，字迹已扩散的应复制并与原件一起归档；传真件应复制在 A4 纸上后归档；大张文件须要折叠成手风琴式，和全卷文件大小整齐（文件用纸为Ａ４纸）。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用三孔一线法装订，一律订在左边，注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。
十一、电子公文的归档要求
经过学校办公自动化系统中“公文处理”模块产生的所有电子公文并包括相应的背景信息和元数据。
电子公文保管期限和密级的划分
（1）电子公文的保管期限和密级的划分参照《上海工程技术大学立卷部门归档范围及保管期限表》执行；
（2）电子公文的背景信息和元数据的保管期限与文件内容信息的保管期限一致。
电子公文归档方法
（1）电子公文数据每年 3 月底之前通过系统接口由办公自动化系统将结束流转的电子公文自动传输至档案管理系统，并确保传输的数据真实、完整、有效、无病毒；
（2）电子公文以“件”为单位全部传输至档案管理系统；
（3）电子公文的档号由档案管理系统统一编制、自动生成，生成的档号与其他类别档案的文件级编号保持一致：年度号-分类号-件号；
（4）电子公文与对应的纸质公文的著录项目基本相同。为保证电子公文真实性、完整性和有效性的要求，由档案馆相关人员负责补充、修改档案管理系统内其特有的著录项目和其他标识；
（5）档案管理系统管理员对已接收的电子公文数据采取相应的安全保密措施，确保归档电子公文的真实、完整与安全。
十二、纸质公文的归档要求
收文的归档要求
（1）收文由校长办公室、党委办公室负责归档；
（2）校长办公室、党委办公室负责打印文件流转日志、收文处理意见单，并在收文处理意见单上盖章后连同原件一并归档。
发文的归档要求
（1）发文在结束流转之后由党委办公室、校长办公室统一打印发文处理单、文件流转日志及原件，并在发文处理单及原件上盖章；
（2）党委办公室、校长办公室负责纸质公文的预立卷；
（3）原发文部门前往两办领取纸质文件，根据归档要求审核后归交档案馆。
部门报告的归档要求
（1）部门报告由呈文部门在文件结束流转之后负责打印文件流转日志、部门报告处理单、正文及其附件；
（2）呈文部门需在打印的部门报告处理单及正文上盖章之后才能归档。
纸质公文整理的要求
（1）所有的纸质公文按“件”整理。每份文件包含文件的正文与附件；
（2）发文的排列按照正文、附件、公文处理单、文件流转日志的顺序依次排列；部门报告按照部门报告单、正文、文件流转日志的顺序依次排列；
（3）纸质公文排列时按照正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前、请示在后；中文本在前，外文本在后的原则排列；
（4）纸质公文按件编制页码，并且核对应归档的材料是否齐全；
（5）各部门兼职档案员在每年 6 月底之前向档案馆移交纸质公文，移交时需填写移交单；
（6）移交单一式两份，在移交时双方清点签字后各执一份。
十三、本办法由档案馆负责解释。
十四、本办法自 2019 年 10 月 10 日起施行，原《上海工程技术大学综合档案立卷工作的内容和方法》（沪工程档〔2014〕3 号）同时废止。
附件：
上海工程技术大学综合档案立卷部门归档范围及保管期限表
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