上海工程技术大学电子文件归档管理办法

沪工程档〔2019〕5 号

为了进一步做好和规范我校电子文件的归档和管理，根据中华人民共和国教育部第 27 号令——《高等学校档案管理办法》、《加强本市电子文件归档管理工作的实施意见》（沪档〔2013〕116 号）和《上海工程技术大学章程》等规定，结合学校实际，制定本办法。

第一条电子文件是本校工作中形成的由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形式的纪录，是反映学校各项工作的真实记录和宝贵资料，任何部门和个人不得据为己有。电子文件经过鉴定、归档形成的电子档案供长期利用。

第二条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件由学校档案馆统一保管。学校档案馆负责电子文档归档前的、监督、验收以及接收后的整理、分类、鉴定和编号，并妥善保管和提供利用，充分发挥电子文件的作用。

第三条各部门应由分管档案工作的部门负责人分管，应把电子文件材料的归档纳入本部门职责范围，并指定专人负责电子文件材料的形成、承办、运转、整理和归档工作。

第四条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就应妥善管理，以确保其完整无损。

第五条本校电子文件的归档范围是：用计算机处理技术形成的反映本校工作的具有保存和利用价值的各种电子文件。电子文件的类型及格式见附件 1《电子文件的类型及格式》重点收集经领导修改、签发的正式电子文件和各类定稿的电子文件。

第六条电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。鉴于学校的实际情况，目前阶段拟物理归档方式为主，即将需要归档的电子文件，卸载到光盘上实行脱机保存的方式。

第七条各部门应将本部门在工作中形成的具有保存和利用价值的电子文件材料卸载到光盘等介质一式二份（其一为封存）交学校档案馆保管，部门形成的电子文件归档前应检查、清除计算机病毒，并注明是否已经经过检查和清毒处理。

第八条归档的电子文件应编制检索目录，其基本项目包括：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间和位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等内容。详见附件 2《上海工程技术大学电子文件登记表》。

第九条电子文件的保管期限和密级设定按照国家和上海市关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。

第十条电子文件的归档时间与纸质类文件相同，各部门归档移交时应做到内容准确、编目规范、手续清楚。移交清单一式二份，由交接双方签字确认后各执一份。

第十一条学校档案馆对接受入库的电子档案，按 40%的抽检率，每两年机读抽检一次，发现问题及时会同相关部门采取补救措施。

第十二条对磁性载体上的库存电子档案，学校档案馆将按规定进行复制。

第十三条学校档案馆对入库归档的电子文件载体应直立存放在防火、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在 14-24℃，相对湿度控制在 45-60%，距离强磁物 10 米以上并隔离有害气体。

第十四条归档的电子文件一般只对内借阅利用，借阅利用须经立卷部门主要负责人签字或档案馆主要负责人签字同意后方可借阅。借阅时，只提供复制件，并注意保密规定。

第十五条销毁电子档案，应编制销毁清册，会同立卷部门核准，经分管校领导批准后方可销毁。

第十六条本办法由档案馆负责解释，自公布之 2019 年 10 月 21 日起施行，原《上海工程技术大学电子文件归档管理办法》（沪工程档〔2010〕3 号）同时废止。

附件：