沪工程办〔2023〕3 号
第一条 为规范学校各类合同管理，维护学校合法权益，全面推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指上海工程技术大学作为独立的民事主体在开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人或非法人组织就设立、变更、终止民事法律关系所订立的书面协议。
第三条 本办法适用于学校各学院（部）、各部门、下属非法人单位、科研机构等以“上海工程技术大学”名义与自然人、法人或非法人组织订立合同。法律法规、学校规章制度对有关合同的审批权限、流程、订立、变更有特别规定的，从其规定。
第四条 学校合同管理实行统一领导、集中编号、归口管理、分级审批、各负其责的工作机制。学校不断推进合同管理的信息化进程。
第五条 校长或其授权委托的代理人，在委托权限范围、期限内可代表学校依法签订、变更和终止合同。未经授权，校内非法人单位、组织及个人不得以学校名义或内部单位的名义对外签订合同。
第六条 学校合同分为一般合同和重大合同。一般合同指合同归口管理单位在职能范围内为从事日常业务所签订的合同。重大合同包括：
（一）涉及学校重要事项，以及按照规定应当提交学校党委常委会或校长办公会审定或审议的合同；
（二）其他法律关系复杂、合同金额较大、对学校有重要影响的合同。一般合同、重大合同难以区分的，原则上认定为重大合同。
第七条 本办法所称合同承办单位，是指具体参与合同启动、谈判、订立、登记、备案、履行到归档，包括合同变更、终止或纠纷处理全过程的学院、部门、非法人单位及科研机构等。合同内容、事项涉及多个单位工作内容或职能的，根据合同性质或主要条款确定合同承办单位，原则上由合同发起单位或合同经费的支出、收入单位作为合同承办单位。仍不能确定承办单位的，由归口管理单位协调指定。
第八条 合同承办单位的主要职责包括：
（一）负责合同项目的调研、评估，提出初步书面意见；
（二）审查合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，评估当事人的履约能力；
（三）与合同相对方就合同标的、权利义务、违约责任等主要内容进行协商谈判，起草和确定合同文本；
（四）涉及学校相关部门职能的，事先征求相关部门意见；
（五）完成合同备案、归档工作；
（六）填报履行计划及质保金信息；
（七）履行合同，处理合同纠纷；
（八）确定合同经办人。
第九条 本办法所称合同归口管理单位，是指根据部门工作职责，在授权范围内代表学校签署合同，负责合同管理的职能部门。合同内容涉及两个以上部门职责范围的，由各相关部门协商，原则上根据合同性质或主要条款确定合同归口管理单位；不能确定的，提交分管校领导协调确定。合同归口管理单位职能调整的，由调整后承担该职能的单位作为合同归口管理单位。合同归口管理单位可作为合同承办单位直接承办有关合同事务。
第十条 学校根据业务归口，分别授权以下管理单位进行管理：
（一）资产与实验室管理处负责学校固定资产管理、房屋出租出借、采购管理办法所列货物及服务采购等其业务范围内的合同管理；
（二）信息化办公室负责信息化相关合同的管理；
（三）人事处负责人事类合同的管理；
（四）教务处负责本专科生教学类合同的管理；
（五）研究生处负责研究生教学类合同的管理；
（六）科研处负责科研类合同的管理；
（七）国际合作与交流处负责国际合作类合同的管理；
（八）基建处负责校园基本建设类相关合同的管理；
（九）后勤实业发展中心负责后勤类合同的管理；
（十）对外联络办公室负责非学历教育培训合同及其业务范围内的合同的管理；
（十一）审计处负责审计业务委托合同的管理；
（十二）团委负责共青团相关合同的管理；
（十三）根据部门职能无法确定归口部门的，由分管校领导决定归口管理部门。各归口部门负责人为合同管理责任人，并确定专人为合同管理人员。
第十一条 合同归口管理单位的主要职责包括：
（一）对合同签订的前置程序是否完备进行审核，包括但不限于：是否符合国家相关法律法规及学校规章制度要求，有无与采购文件或谈判内容相背离;
（二）审核合同基本条款的完备情况；
（三）指导、监督合同的订立和履行，督促合同承办单位对合同订立、履行过程中发生的违规行为进行整改；
（四）制定常用合同示范文本；
（五）协调解决合同纠纷；
（六）完成合同管理的其他工作。
第十二条 影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同，由承办单位组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请校外专家参与相关工作。协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，承办单位应当予以记录并妥善保存。
第十三条 学校对外签订的合同，除学校另有特殊规定外，应当釆用书面形式。合同有示范文本的，应当优先使用示范文本。合同是外文文本的，应当同时提供内容一致且具有同等法律效力的中文文本。当外文文本与中文文本不一致时，以中文文本为准。
第十四条 合同条款应当在合同各方协商一致的基础上，严密完整地表述各方的权利义务。合同一般应当包括如下条款：
（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人、经办人姓名、职务、联系方式；
（二）标的及其数量、质量；
（三）价款或酬金及结算方式；
（四）履行的期限、地点、方式；
（五）合同变更和解除；
（六）违约责任；
（七）争议解决方法；
（八）合同签订的时间、地点等。
第十五条 承办单位送审合同文本时，应当按归口管理单位要求提交申请，并将合同草案及有关材料提交归口管理单位审核。一般合同提交合同归口管理单位审批，合同内容涉及其他单位职能的，由归口管理单位报送相关部门会签，按规定提交归口分管校领导审批。重大合同提交合同归口管理单位审批，合同内容涉及其他单位职能的，由归口管理单位报送相关部门会签后，再提交合规办公室进行法律审核，然后按规定提交分管校领导、校长审签，或提交学校相关会议审议或审定。
第十六条 合同归口管理单位依照法律法规和学校规定另行制定本部门职责范围内的合同管理办法的，应当报学校审定后实施。
第十七条 合同归口管理单位负责人、分管校领导应当对审批合同出具明确的审批意见。审批通过的合同文本即为最终签订版本，合同签订前如对条款内容有实质性更改或补充，应当附情况说明并重新履行审批程序。
第十八条 合同按本办法履行审批手续后，分管校领导、归口管理单位、承办单位负责人、经办人可在学校授权范围内以学校名义对外签署合同。涉外合同按本办法履行审批手续后，根据友好对等、务实高效的原则确定授权代表对外签署合同。
第十九条 签署后的合同按照学校用印管理使用规定用印。根据学校采购管理办法签订的货物、服务采购合同一般使用“上海工程技术大学采购合同专用章”，由资产与实验室管理处管理；学校科研项目合同一般使用“上海工程技术大学科技合同专用章”，由科研处管理；其他合同使用“上海工程技术大学合同专用章”，由校长办公室管理。
第二十条 委托代理人代表学校签订合同，须在授权范围及期限内行使代理权。
第二十一条 合同一经签订，合同承办单位及经办人负责合同的全面履行，相关单位对合同的履行应予以配合。合同归口管理单位负责指导相应合同履行、监督合同履行进度，必要时对相关部门的工作进行协调。
第二十二条 在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误、欺诈或与合同相对方发生纠纷等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损的，承办单位应当与合同相对方及时协商、妥善处理，并向归口管理单位及时报告，同时釆取必要措施防止损失扩大，收集、保全有关证据。
第二十三条 处理因合同履行产生的纠纷，由归口管理单位牵头、承办单位办理。归口管理单位认为有必要的，须将纠纷向分管校领导汇报，并与合规办公室及相关部门会商纠纷解决方案；纠纷无法协商只能通过仲裁或诉讼方式解决的，按学校诉讼与仲裁事务管理的相关规定办理。
第二十四条 合同的变更、续约和解除，应当依据法定或约定的期限、方式进行。合同变更、续约的，应当重新审批，以书面的形式确认。合同解除的，承办单位应当及时向归口管理单位报告。
第二十五条 合同管理相关责任人应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。
第二十六条 合同签订后承办单位应及时将各方签字盖章的合同备案。
第二十七条 合同履行中，承办单位应当认真整理过程中所形成的相关材料并归档，包括但不限于合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中形成的相关资料，法律顾问签署意见，变更、解除协议书，纠纷处理协议书、法律文书等。
第二十八条 合同归口管理单位、合规办公室、审计处、财务处、纪委（监察专员办公室）依各自职责对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应当及时报告学校，并进行纠正和处理。上述部门可通过合同管理信息化系统对系统内的合同相对方信息、履行总体情况及签署风险实现监控与管理。
第二十九条 合规办公室是学校合同的综合归口管理单位，主要职责包括：制定学校合同管理规章制度；负责学校合同编号的管理与分配；
（三）为校内各单位合同事务提供一般法律咨询、指导;
（四）对学校重大合同及暂无业务归口管理的合同进行法律审核；
（五）受学校委托参与学校重大合同的洽谈、起草等工作；
（六）指导、协调学校各类合同纠纷处理；
（七）指导、协助合同归口管理单位制作常用合同范本;
（八）学校交办的其他合同管理工作。
第三十条 审计处根据归口部门委托，对涉及资金往来合同的执行程序、履行情况等是否符合法律法规、学校规章制度及合同约定进行监督。
第三十一条 财务处对合同约定付款条件进行审核，若合同约定的事项不符合财务付款要求的，财务处有权拒绝付款。
第三十二条 纪委（监察专员办公室）对学校合同归口管理单位进行监督检查；对学校合同管理人员依法履职、秉公用权、廉洁从业的情况进行监督；对履行职责不力，失职失责给学校造成损失的责任人进行问责。
第三十三条 校内单位和个人在对外签订、履行合同过程中失职、渎职或以权谋私，损害学校利益，有下列行为之一的，学校视其情节轻重对合同管理的责任人追究校内行政责任；给学校造成损失的，追究民事责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）应当签订书面合同而没有签订的；
（二）未经授权，擅自对外签订合同的；
（三）超越代理权限或滥用代理权的；
（四）与合同相对方串通，损害学校利益的；
（五）在合同审批、签订和履行中，未尽注意义务或者未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；
（六）利用合同谋取私利或从事其他违法违规行为的；
（七）未及时处理合同纠纷，怠于行使权利或者擅自放弃权利的；
（八）丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（九）其他违反法律法规、学校规章制度应当追究责任的。
第三十四条 本办法由合规办公室负责解释。
第三十五条 学校下属独立法人单位根据本办法制定相应的管理规定。
第三十六条 本办法自 2023 年 5 月 6 日起施行。《上海工程技术大学合同管理暂行办法》（沪工程办〔2020〕8 号）同时废止。