上海工程技术大学会议室使用管理办法

沪工程办〔2021〕15 号

第一条为了加强会议室管理，合理配置资源，特制定本办法。本办法所指的会议室包括松江校区、长宁校区公共资源，不含各二级单位自有会议室。虹口校区会议室资源由高职学院管理。

第二条会议室使用通则

（一）会议室资源的调配由校长办公室统一协调，未经允许，不得擅自使用和转借；

（二）依据学校房产管理办法相关规定，公共会议室的出借仅限为学校提供支持的政府机关、企事业单位和社会团体，不得从事经营性活动，由联系部门落实具体的出借、使用和回收工作，并承担相应责任，特定时期需满足学校相关规定；

（三）正常使用会议室需至少提前两个工作日在教师综合服务门户中提交申请，由校长办公室统筹安排；

（四）临时召开会议需使用会议室，需及时向校长办公室申请，在确保不影响正常申请会议室使用的前提下安排会场；

（五）会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先满足正常申请后安排临时申请的原则，如有冲突优先安排学校全局性会议；

（六）学校会务组是会务工作的专职服务部门，根据学校统一安排，配合申请部门正常开展会务工作。

第三条会议室使用申请

（一）会议室使用申请提交途径为：教师综合服务门户/一网通办/会议申请模块；

（二）学生活动申请使用会议室，需经主管职能部门或者相关学院提交申请，会议使用中须有申请部门相关老师全程指导；

（三）提交会议室使用申请时，需完整填写各项信息，并由该部门负责人或办公室主任审核后提交；

（四）校长办公室审核后，申请人及会务组均可通过教师综合服务门户中的已办事宜获知批复信息。

第四条会议室的使用

（一）按照“谁经手，谁使用，谁负责”原则，使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用。

（二）使用部门应主动联系会务组，告知会议要求、约定布置会场时间，并在布置会场时检查设备运行情况；

（三）会议结束后，使用部门应及时通知会务组，并共同完成会后交接。

第五条本办法由校长办公室负责解释。

第六条本办法自 2022 年 1 月 1 日起施行，原《上海工程技术大学会议室使用管理办法》（沪工程办〔2014〕16 号）同时废止。