上海工程技术大学会议室使用管理办法

沪工程办〔2017〕12 号

第一条为了加强会议室管理，合理配置资源，特制定本规范。本规范所指的会议室包括松江校区和长宁校区公共资源，不含各部门自有会议室。虹口校区会议室资源由高职学院管理。

第二条会议室使用通则

（一）会议室资源的调配由校长办公室统一协调，未经允许，不得擅自使用和转借；

（二）会议室使用遵循“先全局性会议后各部门会议；先满足正常申请，后安排临时申请”的原则；

（三）各部门正常使用会议室，需至少提前两个工作日提交申请，由校长办公室统筹安排；

（四）各部门临时召开会议需使用会议室，须及时向校长办公室申请，在确保不影响正常申请会议室使用的前提下尽可能安排会场；

（五）学校会务组是会务工作的专职服务部门，根据学校统一安排，配合申请部门正常开展会务工作。

第三条会议室使用申请

（一）非涉密会议申请会议室的途径为：校园门户/办公自动化系统/会议申请模块；涉密会议应线下申请；

（二）学生活动申请使用会议室，需经主管职能部门或者相关学院审核同意，并由职能部门或者学院提交申请；

（三）校内各部门提交会议室使用申请时，需完整填写各项信息，并由该部门负责人或办公室主任审核后提交，涉密会议申请会议室应按照《上海工程技术大学涉密会议管理制度》要求，经业务主管部门及校长办公室先后审核后提交，并交保密办公室备案。

第四条会议室的使用

（一）使用部门应主动联系会务组，告知会议要求、约定布置会场时间，并安排相关工作人员在布置会场时配合检查设备运行情况；

（二）使用会议室期间，使用部门和与会人员要爱护室内设施设备，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用；

（三）会议结束后，使用部门应及时通知会务组，并共同完成会后交接。

第五条涉密会议场所的管理

涉密会议场所应具备安全保密条件，技术要求和使用规则按照《上海工程技术大学涉密会议管理制度》规定执行。

第六条本办法由校长办公室负责解释。

第七条本办法自 2017 年 12 月 27 日起施行，原《上海工程技术大学会议室使用管理办法》（沪工程办〔2014〕16 号）同时废止。