沪工程委〔2021〕68 号
第一条 为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料归档规定》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 干部人事档案是各级党组织和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第三条 干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。
第四条 干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。
第五条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：
（一）党管干部、党管人才；
（二）依规依法、全面从严；
（三）分级负责、集中管理；
（四）真实准确、完整规范；
（五）方便利用、安全保密。
第六条 本办法适用于学校在编的管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。
第七条 干部人事档案工作在校党委领导下集中统一管理，校党委全面领导学校干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。
第八条 建立由组织部牵头，人事处等有关部门参与的干部人事档案工作协调配合机制，研究完善相关政策和业务标准，解决有关问题，促进工作有机衔接、协同推进。组织部负责学校干部人事档案工作的宏观指导、政策研究、制度建设、协调服务和监督检查。建立健全工作机制，配齐配强工作力量。人事处负责学校干部人事档案工作的具体实施。在人事处设置综合档案科，由专人负责干部人事档案集中管理工作。
第九条 综合档案科（含干部人事档案工作岗位）的职责包括：
（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等工作，配合组织部、人事处等部门开展干部人事档案审核工作；
（三）与各干部人事档案材料形成部门、单位建立联络机制，畅通收集材料渠道，检查归档材料是否符合归档要求；
（四）按照有关方面要求配合调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；
（五）办理其他有关事项。
第十条 人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由组织部、人事处另行指定专人管理。
第十一条 干部人事档案材料形成部门、单位的职责：
（一）按照明确统一的内容填写、格式规范等要求制发归档材料并进行归档。部门、单位形成的材料应有形成时间和组织审查盖章；个人撰写材料应有形成时间和本人签字。干部本人和材料形成部门、单位必须如实、规范填写材料。
（二）指定 1-2 名正式工作人员（中共党员）为干部人事档案联系人，负责收集本部门、单位产生的干部人事档案材料。
（三）按照相关规定审核本部门、单位产生的干部人事档案材料，并在材料形成 1 个月内主动向综合档案科移交。
第十二条 学校选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。
第十三条 干部人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。
第十四条 干部人事档案主要内容和分类包括：
（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。干部人事档案材料具体内容和分类标准由中央组织部确定。
第十五条 干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。
第十六条 首次参加工作被录用或者聘用为本条例第六条所列人员的，发现干部人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报上级组织人事部门批准，由组织人事部门协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。对档案缺失或对干部履历存疑，影响录用的，应暂缓办理录用手续。
第十七条 学校按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护，阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。综合档案科按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序。非干部人事档案工作人员不得进入库房。学校党委定期开展干部人事档案工作检查和评比。
第十八条 干部人事档案转入学校须经审核、登记、整理、入库等流程，综合档案科不接收个人自带档案。
第十九条 干部人事档案转出流程与要求：
（一）教职工工作调出的，综合档案科按照人事处出具的转档通知对档案进行核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，并在 2 个月内完成转递；人事档案转出后，新形成的零星档案材料由归口管理部门交由综合档案科统一寄送；
（二）教职工出现出国不归或者被辞退、解除（终止）聘用合同、开除公职等情况，在学校党委或者组织人事等有关部门对当事人作出结论意见或者处理处分后，由干部人事档案工作人员将档案转递至相应的公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。凡辞职、离职人员须在办理完毕离校手续后办理转档手续。教职工自与学校解除（终止）聘用关系之日起，逾期 3 个月未办理转档手续的，视为自动弃档，后果由个人承担。转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应严格履行转递手续。
第二十条 干部人事档案转入后，人事档案工作人员应主动掌握人事档案归档信息，及时收集新形成的档案材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等，对现有的干部人事档案进行补充更新。学校教职工校外挂职、援疆、支教期间产生的零星档案材料，由归口管理部门收集、审核、认定后统一向综合档案科移交归档。
第二十一条 综合档案科按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。
第二十二条 对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。
第二十三条 干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第二十四条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经学校党委、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。复制、摘录的档案材料，须经人事档案室工作人员审核登记，用后由查阅单位或个人妥善保管或登记销毁。
第二十五条 查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）外单位查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事管理权限，填写中组部《查阅干部人事档案审批表》或单位介绍信（写明查阅人姓名及身份证号、查阅事由、被查阅人姓名及身份证号），由查阅单位党组织负责人签名和组织人事部门盖章，经学校人事档案管理部门审核同意后方可查阅；
（二）学校内部因工作需要查阅干部人事档案，应登录人事档案查阅申请审批系统进行网上签报，经二级单位基层党组织书记或机关党委书记、人事档案管理部门审核通过后方可查阅（持教工卡）；
（三）查阅干部人事档案应 2 人以上，一般均为中共党员；
（四）查阅人员应在阅档室、在规定时限内查阅档案，并严格遵守保密纪律，不得泄露或擅自公布档案内容，不得超范围摘录和复印档案材料。严禁毁损、折叠、涂改、圈划、加划、抽取、撤换、拍照、拍摄、拷贝档案材料；
（五）教职工不得直接借（查）阅本人及其亲属的人事档案；原则上，不得直接借（查）阅本部门主要负责人的人事档案。
第二十六条 干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，经部门及人事处负责人批准并办理借出手续后方可借出，借出时限一般不得超出 15 天。对借出的档案，要妥善保管，严格保密，不得擅自转借他人。取送外借档案时，需 2 名以上中共党员共同办理。归还干部人事档案时，人事档案工作人员应当面认真逐页核对档案材料，如有毁损、折叠、涂改、圈划、加划、抽取、撤换档案材料等现象的，必须立即报告学校党委。
第二十七条 组织人事部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、“凡晋必审”、“凡转必审”，在干部选任、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，高级职称评聘，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
第二十八条 干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的“三龄两历一身份”，即出生日期、参加工作时间、入党时间，学历学位、工作经历，干部身份，以及家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第二十九条 干部人事档案审核中发现的问题应按照相关规定及时进行整改和处理。对于历史原因造成档案缺失的，由本人配合组织人事部门尽力弥补。涉及干部个人信息重新认定的，应由组织人事部门将认定结果及时通知干部本人。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第三十条 组织人事部门及综合档案科应运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。
第三十一条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；
（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；
（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。
第三十二条 组织人事部门对干部人事档案工作和本办法实施情况进行监督检查。纪检监察机关、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。
第三十三条 各单位在干部人事档案工作中，必须严格执行本办法，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。党员、干部、群众对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委及组织人事部门、纪检监察机关举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。
第三十四条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第三十五条 学校离退休、离世人员以及工勤人员人事档案管理工作参照本办法施行。
第三十六条 学校人事代理、人才派遣、劳务派遣等人员的人事档案管理根据学校相关规定施行。
第三十七条 本办法由组织部、人事处负责解释。
第三十八条 本办法自 2021 年 11 月 15 日起施行。此前发布的有关档案管理工作规定，凡与本办法不一致的，按照本办法执行。